Как выбрать онлайн-кассу для ИП

Если вы предприниматель, принимающий платежи наличными или по карте, то с 2017 года по закону вы обязаны использовать онлайн-кассу. Это устройство имеет фискальный накопитель в отличие от контрольной ленты. Вот руководство по выбору подходящего кассового аппарата для индивидуальных предпринимателей.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство, которое создает, фискализирует и печатает чеки (фискальные документы), затем передает их в федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных и записывает в зашифрованном виде во встроенную память (фискальный накопитель).

Кассовые аппараты имеют следующие характеристики:

-они имеют серийный номер на корпусе;

-получают регистрационный номер при регистрации в федеральной налоговой службе;

-работают со съемным фискальным накопителем (заменяется по окончании срока эксплуатации);

-подключены к интернету для передачи данных в ОФД по 3G, Wi-Fi или Ethernet;

-подключены к ОФД для передачи данных в налоговую инспекцию;

-имеют встроенные часы реального времени;

-печатает номенклатуру товаров или услуг в чеке;

-печатает бумажный чек или отправляет электронный чек по смс или электронной почте покупателю.

Единственные кассовые аппараты, которые могут быть использованы, должны соответствовать требованиям 54-го федерального закона о применении контрольно-кассовой техники на территории Российской Федерации.

Как работает онлайн-касса

Принцип работы примерно следующий: кассир выдает чек, либо он автоматически генерируется при оплате через сайт. Клиент расплачивается наличными или картой. Онлайн-касса генерирует чек, шифрует его в фискальном накопителе и распечатывает на бумаге. Касса передает данные о транзакции в ОФД, который проверяет данные и отправляет подтверждение в кассу. ОФД обрабатывает полученный фискальный документ и отправляет его в налоговый орган. Если кто-то оплатил покупку через сайт или запросил электронный чек, он высылается.

Виды онлайн касс: какие бывают

Автономная касса

Автономное (кнопочное) устройство идеально подходит для малого и микробизнеса, а также предприятий с небольшой проходимостью. Оно способно печатать чеки на небольшой ассортимент товаров, до 50 в день.

Смарт-терминал

Планшетные смарт-терминалы становятся все более популярными благодаря своей универсальности и функциональности. Они оснащены встроенным принтером чеков и обычно имеют программную базу android, что делает их удобными для загрузки различных приложений. Отличительной особенностью планшетных смарт-терминалов является их универсальность. Вы можете подключить сканер штрих-кода, весы, эквайринг и использовать кассовый аппарат практически везде.

Фискальный регистратор

Если вы ищете фискальный регистратор, рекомендуется выбирать тот, который совместим с вашим ПК. Это будет особенно полезно, если вы регулярно используете такие программы, как 1с или kontur.market, а также если вам необходимо вести учет товарно-материальных ценностей или у вас есть кассовые аппараты, интегрированные с сайтом или базой данных. ФР подключается к компьютеру или терминалу, на котором уже установлена необходимая программа, и фискализирует чеки.

POS-система

POS-система идеально подходит для крупных предприятий, которым требуется стационарное решение. POS-система поставляется с набором оборудования для создания идеального рабочего места кассира. Такой тип оборудования распространен в крупных магазинах и сетевых магазинах. Однако в местах с меньшей проходимостью можно использовать и более простые системы.

Касса с эквайрингом

Это портативное и легкое устройство идеально подходит для тех, кто постоянно находится в пути, например, для курьеров, доставщиков и менеджеров по логистике. Оно также отлично подходит для продавцов, которым необходимо принимать заказы на ходу. А поскольку его можно использовать в качестве кассового аппарата или банковского терминала, оно идеально подходит для малого бизнеса. Кроме того, он может подключаться к мобильной сети.

Облачная касса

Если вы хотите принимать платежи на своем сайте в соответствии с 54-м федеральным законом, то обратите внимание на облачную кассу. Она проста в использовании и доступна с любого ноутбука или ПК.

Как подобрать подходящую кассу для вашего бизнеса

Выбор типа онлайн-кассы зависит от специфики вашего бизнеса и условий торговли. Если вы работаете в одном месте, подойдет стационарная касса, работающая от электросети. Для мобильной торговли и курьерских служб необходимо приобрести мобильную онлайн-кассу, работающую от аккумулятора.

Для разных типов интернет-магазинов потребуются разные облачные решения. Форма оплаты также является фактором, который необходимо учитывать: если вы хотите принимать безналичные платежи, вам понадобится встроенный эквайринг. Существует множество других нюансов, которые могут повлиять на выбор кассового оборудования.

• Тип онлайн-кассы, который вы выбираете, может быть основан на типах платежей, которые вам необходимо осуществлять. Возможны мобильные, стационарные или электронные (облачные) варианты.
• Производительность — это скорость обработки платежей и выдачи чеков. Чем больше в среднем чеков в день, тем мощнее кассовый аппарат.
• Совместимость — важный фактор, который необходимо учитывать при выборе устройства. Убедитесь, что выбранное вами устройство может интегрироваться с программным и аппаратным обеспечением сторонних производителей.
• При выборе принтера следует учитывать формат печати (узкий или широкий), скорость печати и срок службы термоголовки.
• Существуют различные способы передачи отчетов о данных в ОФД: 3g, wi-fi или проводной.
• Если продавцу необходимо автоматизировать и вести товарный учет, важно, чтобы онлайн-касса уже поддерживала интеграцию с необходимым программным обеспечением. Таким образом, продавец может подключить кассу к своему программному обеспечению и вести учет товаров легко и эффективно.
• Если вы хотите продавать алкоголь или маркированные товары, важно, чтобы ваше оборудование было совместимо с ЕГАИС и Честный Знак.

На что обратить внимание

Существует три типа физических кассовых аппаратов.

Кассовые аппараты с сенсорным экраном, такие как mspos-k, по своей конструкции напоминают смартфоны, чтобы облегчить и ускорить процесс выдачи чека. Существуют компактные и мобильные модели, а также стационарные модели с широким дисплеем.

Для формирования чеков вам понадобится фискальный регистратор, например, АТОЛ 30Ф. Однако он не работает сам по себе и должен быть подключен к используемому устройству, будь то ноутбук, компьютер, windows pos system или планшет на базе android или ios.

Кнопочные кассовые аппараты являются более дешевой альтернативой другим моделям и работают аналогично калькуляторам. Они хорошо подойдут для предприятий с ограниченным ассортиментом товаров или услуг. Примером такого типа кассового аппарата является АТОЛ 91ф.

При выборе модели помимо цены следует учитывать и другие факторы.

• Мобильность. Может ли кассовый аппарат быть мобильным и работать от аккумулятора без электричества? Это следует учитывать, если вы курьер или планируете торговать на открытом воздухе без доступа к розеткам.
• Размер. При выборе кассового аппарата подумайте о размере. Если у вас небольшое помещение, например, кафе на вынос, то для экономии места лучше приобрести компактную модель.
• Важно проверить скорость печати, автоотрез и ширину ленты кассового аппарата. В магазине с большим количеством покупателей вы не хотите задерживать очередь, поэтому кассовый аппарат должен печатать чеки быстро. Скорость печати 100 мм в секунду можно считать высокой. Увеличить скорость работы кассира поможет функция Autocut; это когда напечатанный чек отрезается автоматически, и вам не нужно тратить время на его плавное отрывание. Кассовые аппараты, печатающие широкие чеки, подходят для товаров с длинными названиями, которые поместятся на одной строке.
• Существует три основных способа подключения кассового аппарата к интернету: интернет-кабель, wi-fi или sim-карта. Если в вашей торговой точке нет хорошего подключения к интернету, лучше приобрести кассовый аппарат, использующий sim-карту.
• Встроенный сканер сэкономит вам деньги, которые вы бы потратили на покупку двухмерного сканера. Это особенно важно для продавцов маркированных товаров и крепкого алкоголя. Однако если вам приходится много сканировать, лучше выбрать отдельный сканер. А прием платежей по картам позволит не потерять клиентов, привыкших платить картой, и сэкономить место, которое занимал бы эквайринговый терминал.

Как выбрать кассу для ИП, чтобы не переплатить

Какую кассу выбрать для организации или ИП — зависит от потребностей бизнеса. Определиться, помогут вопросы:

1. Где вы хотите разместить кассовый аппарат? В офисе или в транспорте? Если ее нужно перевозить, то курьерским службам стоит приобрести компактную мобильную кассу с модемом. Она помещается в сумку или карман и работает с мобильным интернетом.
2. Сколько клиентов приходит в день? Для магазина с большим количеством покупателей, чтобы не было очереди, подойдет принтер чеков, который может быстро печатать и разрезать чеки. И большой экран, на котором кассир сможет быстро найти необходимый товар. Небольшие розничные магазины могут сэкономить деньги, купив более медленный, но дешевый аппарат.
3. Сколько товаров в среднем продает компания? Компании с сотнями наименований товаров понадобится кассовый аппарат с большим объемом памяти и интеграцией с товароучетными системами для быстрого ввода номенклатуры. С другой стороны, магазин с 15 наименованиями товаров может обойтись дешевым оборудованием и вводить список вручную.
4. Будет ли реализация алкоголя? Для продажи алкоголя необходим модуль УТМ — программа, которая отправляет данные в ЕГАИС. Кассовый аппарат должен иметь подключение к нему или уже иметь встроенный модуль. Какое дополнительное оборудование можно подключить? Для продажи товаров пригодится сканер штрих-кодов, чтобы быстро пробивать покупку. Супермаркеты работают с денежным ящиком, мониторами продавца и покупателя и весами. При выборе онлайн-кассы важно, сколько к ней подключается техники.

Кассовый аппарат для частного предпринимателя

Существует два типа кассовых аппаратов — мобильные и стационарные. Мобильные кассовые аппараты небольшие, легко переносятся и могут печатать чеки в любом месте. Они работают от аккумулятора и подключаются к Интернету через sim-карту. Такие кассовые аппараты часто используются интернет-магазинами, уличными торговцами, заведениями быстрого питания и службами доставки.

Стационарный кассовый аппарат — это машина с электрическим приводом, которая располагается на прилавке или столе. Он часто поставляется с дополнительным оборудованием, таким как весы, мониторы, клавиатуры, сканеры штрих-кодов и денежные ящики.

Для ИП в мелкой рознице

Некоторые небольшие розничные компании могут посчитать, что им не нужна онлайн-касса и что она будет больше для «показухи». Это связано с тем, что они обычно выдают около десяти чеков в день. Простой автономный кассовый аппарат с кнопками будет более подходящим и обойдется в 13 000 рублей. Кнопочные кассы также удобны, если кассир работает на улице, так как он может не снимать перчатки, не беспокоясь о том, что аппарат замерзнет.

Смарт-терминал ШТРИХ‑СМАРТПОС‑Ф МИНИ

Кассовый аппарат больше смартфона, но не занимает много места на прилавке. Он имеет встроенный принтер чеков, который печатает средний чек за 2 секунды. Этого достаточно, если в торговой точке нет очередей.

Выберите MSPOS-T-Ф, чтобы избежать очередей и обслужить 500 посетителей в день.

Смарт-терминал MSPOS‑T‑Ф

На горизонтальном экране представлено около 20 популярных товаров. Кассир просто выбирает нужный.

Вы сможете подключить к терминалу денежный ящик, банковский терминал, электронные весы и сканер штрих-кодов, что сделает вашу кассу полностью автоматизированной.

Вам потребуется подключить сканер для маркировки, электронную подпись, банковский терминал и весы. Комплект подходит для АТОЛ Optima и любого фискального регистратора.

POS-терминал АТОЛ Optima и фискальный регистратор

Это отличная установка для любого магазина, поскольку на терминале можно запускать другие приложения одновременно с кассовой программой, как на офисном компьютере.

К терминалу можно подключить до 10 дополнительных устройств, что делает его идеальным для работы с этикетками и ЕГАИС.

Что выбрать интернет-магазину

Для интернет-магазина без торговой точки лучше купить кассовый аппарат со специальными функциями, чтобы информация о продажах с сайта поступала на кассу. Если такой функции нет, вам придется самостоятельно отслеживать покупки и вручную отправлять чеки покупателям, но так продажи будут идти круглосуточно.

Интернет-магазину, который проводит как электронные, так и бумажные операции, понадобятся два кассовых аппарата для создания чеков для разных заказов. В качестве альтернативы можно приобрести модуль-кассу, которая предназначена для одновременной работы с сайтом и розничным магазином. Она также автоматически открывает и закрывает смены. По закону, смена может длиться максимум 24 часа. Если модулькасса обнаружит, что продажи продолжаются уже сутки, он закроет старую смену и откроет новую.

Для ИП в вендинговой торговле

Новый закон также затрагивает торговые автоматы, такие как парковочные счетчики, платежные терминалы, автоматы с газировкой и чипсами, а также линзовидные автоматы. Специальные торговые автоматы производятся с кассовым аппаратом, размещенным в корпусе торгового автомата. Такие терминалы обычно стоят от 12 300 до 45 000 рублей. Владельцам торговых автоматов разрешается не печатать бумажный чек, но при желании вместе с кассовым аппаратом можно установить термопринтер.

Для кофейни, пекарни, кафе

При выборе кассы отталкивайтесь от количества товаров к прайсе. Если у вас несколько видов кофе и десертов — подойдет небольшой смарт-терминал. Его будет достаточно, чтобы пробить чек из 2-3 наименований.

Смарт-терминал Нева‑01‑Ф

Кассовый аппарат размером со стандартный ноутбук, поэтому он не занимает много места на прилавке. Экран имеет яркую подсветку, небольшой наклон — кассир может легко прочитать название товара, даже если он работает стоя.

Кассовый аппарат с большим горизонтальным экраном идеально подходит для ассортимента из 50–100 товаров. С помощью кассовой программы СБИС продавец может видеть список того, что уже добавлено в чек, а также яркие плитки популярных товаров.

Смарт-терминал АТОЛ Sigma 10

Кассовый аппарат включает широкий, регулируемый экран и принтер чеков. Принтер может печатать 50 строк в секунду и автоматически его отрезает. Имеется 4 usb-порта для подключения дополнительного оборудования.

Если вы владелец небольшого кафе или бара, то терминал atol optima и быстрый принтер чеков идеально подойдут вам. Этот комплект совместим с ЕГАИС.

Смарт-терминал АТОЛ Optima и фискальный регистратор

Pos-терминал — это бюджетный, но мощный фискальный регистратор, который может распечатать чек на 10 товаров за 1 секунду. Терминал устойчив к влаге и может быть подключен к 10 единицам оборудования — от сканера штрих-кода до денежного ящика.

Для услуг

Администратор в большинстве заведений работает за компьютером, на котором может установить кассовую программу и подключить фискальный регистратор. Это онлайн-касса, у которой нет экрана — она только печатает чеки.

Фискальный регистратор Вики Принт 57Ф

Это бюджетная модель, поэтому у нее нет никаких «изысков»: нет автоматического отрезчика чеков, и она использует недорогую чековую ленту. Но это надежная онлайн-касса, которая прослужит 5–7 лет.

Фискальный регистратор АТОЛ 20Ф

Эта версия более продвинутая, с автовысечкой чека. Он работает с широкой чековой лентой 80 мм, поэтому даже длинное название услуги может уместиться в одной строке и выглядеть эстетично. На чеке могут быть размещены акции и скидки.

Администраторам в малом бизнесе не всегда нужно использовать компьютер. Например, в швейной мастерской достаточно смарт-терминала.

Смарт-терминал Нева‑01‑Ф

Бюджетный смарт-терминал размером с небольшой планшет. Он очень компактен и не занимает много места на прилавке. При отключении электроэнергии терминал будет работать автономно до 16 часов.

Для торговли на рынке и в павильонах

Кассовый аппарат должен занимать минимум места на прилавке, работать весь день без подзарядки и иметь независимый доступ к интернету через sim-карту или wi-fi.

Если вам нужно простое pos-решение, не требующее дополнительного оборудования и не занимающее много места, выбирайте mspos-k. У него нет разъемов usb, но вы можете подключить беспроводной сканер штрих-кода через bluetooth. Кроме того, на экран легко вывести qr-код для быстрой оплаты.

Смарт-терминал MSPOS‑K

Это один из самых маленьких кассовых аппаратов среди бюджетных моделей. Он может работать до 48 часов без необходимости подзарядки. Кассовый аппарат удобно держать в одной руке, подобно смартфону.

streach-smartpos-f идеально подходит для продажи в палатке или выставочном комплексе. Благодаря более крупному экрану, чем у предыдущей модели, интернет можно подключить любым способом, в том числе по проводам.

Смарт-терминал ШТРИХ‑СМАРТПОС‑Ф

Кассовый аппарат по размеру напоминает небольшой планшет и имеет два порта usb. Их можно использовать для подключения сканера штрих-кода и банковского терминала.

Если вы ищете мощный кассовый аппарат, способный выдержать большую нагрузку, mspos-t-f — отличный выбор.

Смарт-терминал MSPOS‑T‑Ф

Широкий экран кассового аппарата облегчает кассиру совершение покупки: название товара хорошо читается и умещается на одной строке. Касса прочно стоит на прилавке, ее невозможно случайно смахнуть. Модель имеет рекордную скорость печати чека: 2–3 позиции в секунду.

Для курьеров и выездных сотрудников

Если клиент платит по квитанции, курьер должен выдать кассовый чек или отправить электронную версию на почту. Сотрудник не может распечатать чек заранее и должен иметь онлайн-кассу.

Если вы ищете самый бюджетный вариант, сотрудник может принимать оплату со смартфона на базе андроид, а кассовый терминал будет находиться в офисе.

Смартфон и фискальный регистратор в офисе

Курьер устанавливает на свой смартфон приложение ««СБИС Касса» и удаленно подключается к кассе в офисе. Смартфон используется как банковский терминал: он принимает платежи по карте или наличными. Электронный кассовый чек отправляется клиенту по почте или смс, и все это в рамках 54-фз.

Вы можете подключить мобильный фискальный регистратор к своему смартфону, если хотите выдавать бумажные чеки.

Смартфон и мобильный фискальный регистратор

Смартфон может взять на себя роль кассового аппарата с помощью приложения «СБИС Касса». Для печати чеков необходим фискальный регистратор, который можно подключить к телефону через bluetooth. Если у курьера уже есть смартфон на базе android, ему нужно будет заплатить только за приложение для кассового аппарата и фискальный регистратор.

Мы рекомендуем модель MSPOS-Е-Ф, если вам нужен отдельный кассовый аппарат для приема безналичных платежей и печати чеков.

Смарт-терминал MSPOS‑Е‑Ф

Это портативный кассовый аппарат, который может принимать безналичные платежи. Он легкий, немного больше смартфона и имеет сенсорный экран. Вы можете носить его в кармане и не беспокоиться о подзарядке в течение дня. Он работает на приложении «СБИС Касса» для кассовых аппаратов.