Как выбрать бухгалтерскую компанию

В последнее время в России наблюдается всплеск популярности аутсорсинговых бухгалтерских услуг, и многие специализированные фирмы предоставляют свои услуги. Мы расскажем вам, на что следует обратить внимание при выборе услуги аутсорсинга.

Какие рейтинги бухгалтерского аутсорсинга бывают и кому доверять

Самостоятельное изучение Интернета не всегда может привести к желаемому результату. Даже проверка отзывов может оказаться бесполезной, поскольку у разных предприятий разные потребности.

Различные оценки можно найти по самым разным темам. Кроме того, люди, которые составляют эти рейтинги, как правило, придерживаются списка предприятий и не всегда дают понять, какие критерии они используют для ранжирования фирм, занимающихся аутсорсингом бухгалтерского учета.

Основное расхождение заключается в организациях, ответственных за оценку бухгалтерских фирм. К ним могут относиться: деловые издания, рейтинговые бюро, профессиональные организации и сами предприятия, предлагающие бухгалтерские услуги.

В том случае, если фирма обязуется опубликовать опрос, не стоит вслепую полагаться на его объективность. Возможно, у них появится возможность манипулировать результатами и выставлять себя в выгодном свете в рейтинговой системе поставщиков бухгалтерских услуг. Однако это не гарантирует, что их услуги действительно хорошего качества.

Рейтинг Raex — это ориентир, которому вы можете доверять, поскольку он существует уже много лет и за его участниками ведется постоянный мониторинг. Кроме того, существуют прозрачные критерии оценки фирм, предоставленные данные подтверждаются отчетами, а некоторые из ее проектов проходят аудит PriceWaterhouseCoopers.

Какие критерии важны при выборе аутсорсера

Вместо того, чтобы просто смотреть на рейтинги, важно оценить потенциальных поставщиков поддержки бухгалтерского учета для бизнеса по целому ряду показателей, чтобы выбрать тот, который наиболее подходит для вашей организации.

Давайте рассмотрим десять наиболее важных факторов при выборе поставщика бухгалтерских услуг.

1. Размер бизнеса и его долговечность в отрасли. Крупные компании не скупятся на экспертов, автоматизируя бухгалтерские процедуры, защищая информацию о клиентах, разрабатывая исключительные решения, приобретая страхование профессиональной ответственности и т. д.
2. Изучите клиентуру поставщика — есть ли в их списке какие-либо фирмы из вашего сектора? Кроме того, ищите рекомендации от клиентов в вашей отрасли. Оцените, соответствует ли их опыт тому, что вы ожидаете от сервиса.
3. Предоставление услуг по бухгалтерской поддержке подкрепляется всеобъемлющими нормативными актами, гарантирующими поддержание высокого уровня обслуживания благодаря строго применяемому подходу.
4. В идеале было бы лучше, если бы используемая вами бухгалтерская программа была такой же, как у вашего провайдера. Однако, возможно, было бы разумным решением перейти на одну из наиболее популярных программ 1с.
5. В области аутсорсинга бухгалтерского учета существует подход к технологии обслуживания, при котором ведущие компании используют многофункциональную модель обслуживания. Для каждого клиента назначается своя собственная команда специализированных специалистов, которая занимается исключительно их конкретными требованиями.
6. Чтобы свести к минимуму ошибки, вызванные человеческим фактором, основоположники бухгалтерского аутсорсинга начали автоматизировать процессы там, где это возможно. Это включает в себя многоуровневую систему обеспечения качества.
7. Для предоставления услуг применяется подход управления рисками. Оценка сотен контрольных коэффициентов в отчетности, сроков ответа на запросы из ИФНС и мониторинг наличия, полноты и качества первичных документов проводятся с целью защиты клиента от любых возможных претензий со стороны налогового органа.
8. Аутсорсинговые фирмы, которым вы можете доверять безопасность учетных записей ваших клиентов, хранят свои базы данных на сервере в эффективном центре обработки данных, который защищен от злоумышленников, вредоносного программного обеспечения, скачков напряжения, перепадов температуры и других потенциальных опасностей. Кроме того, создаются регулярные резервные копии данных.
9. Защита данных клиентов, наряду с наличием сертификатов информационной безопасности, таких как ISO:27001, этот сертификат имеют единицы бухгалтерских фирм. Тем не менее, именно эти сертификаты демонстрируют их приверженность защите баз данных своих клиентов и обеспечению их конфиденциальности.
10. Убедитесь, что у поставщика есть действующий план страхования, гарантирующий защиту от финансового ущерба, если аутсорсер допустит ошибку. Для них было бы предпочтительнее иметь четкую, расширенную политику, означающую, что они застрахованы от более широкого спектра рисков, чем большинство других бухгалтерских фирм.

Важно иметь в виду, что не существует единого стандарта для предоставления услуг аутсорсинга бухгалтерского учета, что подразумевает, что два предприятия с одинаковым рейтингом и размером могут иметь один и тот же ярлык, но предлагать совершенно разные услуги. Следовательно, прежде чем сделать выбор, обязательно внимательно прочитайте соглашение об оказании услуг и уточните любые вопросы у представителя аутсорсинговой фирмы.

Правила выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Альтернативой бухгалтерскому учету является передача бухгалтерских обязанностей на аутсорсинг, что означает передачу бухгалтерских ролей стороннему поставщику.

Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг присутствует в России давно. За это время те организации, которые успешно продемонстрировали свое мастерство, заполнили тысячи финансовых отчетов и деклараций для клиентов, вернули своим клиентам большое количество рублей налога на добавленную стоимость и обработали сотни запросов налоговых органов.

Оценка качества любой услуги, такой как бухгалтерский учет, не обязательно проста для непосвященных. Мнение существующих клиентов аутсорсинговой компании может быть важным моментом, который следует учитывать при принятии решения. Полезно ознакомиться с отзывами клиентов и рейтингами на веб-сайте бухгалтерской компании, а также рекомендациями от знакомых людей, социальных сетей и форумов, средств массовой информации и других ресурсов.

Те, кто прошел аудит своей работы, смогут оставаться в гонке известных брендов на долгие годы. На российском рынке есть много достойных похвалы поставщиков бухгалтерских услуг. Если их услуги не на должном уровне, это станет очевидно во время самостоятельного анализа отчетов, и, таким образом, не все аутсорсинговые компании могут гарантировать высокое качество.

Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Компании, которые хорошо известны и работают должным образом, обычно предоставляют своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц) для оценки эффективности своих бухгалтерских услуг. Оплата за это время может быть со скидкой или не требоваться. Эта возможность свидетельствует о том, что аутсорсинговый бизнес располагает достаточной финансовой поддержкой для покрытия заработной платы своих сотрудников и уверен в высоком качестве своих услуг.

Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Настоятельно рекомендуется, чтобы вы нашли время, чтобы тщательно ознакомиться с соглашением о бухгалтерских услугах перед подписанием. Запросите, чтобы копия была отправлена на ваш электронный адрес для удобства ознакомления.

Исполнитель, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, оговаривает в договоре не только требование заказчика своевременно оплатить выполненную работу. Среди условий контракта будет указано, какая документация должна быть предоставлена и когда, кто должен нести ответственность за любые задержки и так далее. Если поставщик услуг не считает это важным вопросом, это означает, что он вряд ли отнесется серьезно к своему обязательству своевременно представлять ваши финансовые и бухгалтерские отчеты.

Важно, чтобы вы, как заказчик, получили гарантию финансовой ответственности подрядчика в случае любого ущерба, причиненного некачественными бухгалтерскими услугами. Если в результате ошибки подрядчика на вас будут наложены штрафы и неустойки, то они должны быть возмещены бухгалтерской фирмой.

Независимо от того, кто вы, бухгалтерские ошибки все равно могут возникать, даже у штатного бухгалтера, но ущерб вряд ли будет полностью устранен, как это сможет сделать аутсорсинговая компания, которая имеет свои собственные финансовые возможности.

Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны соответствовать длинному списку требований, и одним из наиболее важных является секретность. Я вспоминаю фразу «временный поверенный в делах» в ее дореволюционной интерпретации — этот человек не просто действовал от имени своего хозяина и был осведомлен обо всех вопросах, но, что еще более важно, обладал его доверием.

Поставщик бухгалтерских услуг должен быть знаком со спецификой вашей компании. Важно, чтобы конфиденциальность информации от клиента (коммерческая тайна) была прямо оговорена в соглашении или дополнительном документе. Кроме того, аутсорсинговая фирма должна обеспечить, чтобы записи, полученные либо в бумажном, либо в электронном виде, оставались неизменными, и только те лица, у которых есть разрешение, могли получить к ним доступ.

Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии. Краткая оценка текущей ситуации с бухгалтерским учетом предлагается в качестве введения к вашей текущей финансовой отчетности. Компетентному бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы выяснить, в каком она состоянии. Экспресс-аудит проводится в интересах поставщика бухгалтерских услуг. Если какие-либо части процесса бухгалтерского учета не управлялись должным образом или оперативно, они могут нуждаться в исправлении. Вы можете подать заявку на бесплатный бизнес-аудит. Он будет завершен в течение трех-четырех часов, и вы получите отчет с результатами.

Гарантия превосходных бухгалтерских услуг по экономически выгодным ценам без необходимости тратить время на просмотр ваших записей — признак ненадежного подрядчика. Конечно, если вы новичок в этой работе, то у вас еще не будет никаких «секретов», экспресс-аудит может и не понадобиться.

Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Сокращение расходов на бухгалтерские услуги является основным фактором, который убеждает клиентов обращаться к сторонним компаниям. Будет ли получение услуг от бухгалтерской фирмы когда-либо наиболее выгодным выбором для вас? Нет, не всегда, однако обычно аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет вам сэкономить средства, и зачастую очень существенно.

Гибкая система ценообразования является преимуществом для тех компаний, которые умеют обеспечивать бесперебойную работу. Этот аутсорсер может предложить различные цены, основанные на нескольких элементах: объем деловых сделок, выбранная система налогообложения, количество работников, необходимость хранить оригиналы документов, ваш график отчетности и так далее. Сезонность/неравномерность вашей деятельности также будет приниматься во внимание.

Отличная бухгалтерская компания предоставит возможность делегировать определенные бизнес-действия или бухгалтерские процессы. Это может быть что-то вроде учета персонала или отчетности, и если вам требуется дополнительная бухгалтерская помощь, вы можете легко ее получить.

В выставленном счете должны быть точно указаны бухгалтерские услуги, за которые вы платите, и объем этих услуг. Если ваш аутсорсер заинтересован клиентом, то он предоставит вам наиболее подходящий вариант.

Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Спектр услуг, предоставляемых бухгалтерской фирмой, не ограничивается только ведением бухгалтерского учета и отчетностью. Налоговые органы и внебюджетные фонды иногда проверяют представленные им декларации в рамках своей камеральной проверки. В таких случаях объяснение заявлений или создание новой декларации не всегда может быть необходимым; однако может быть весьма выгодно иметь доступ к таким дополнительным услугам от той же бухгалтерской фирмы.

Исполнитель бухгалтерских услуг, который уже некоторое время работает на рынке, сможет эффективно отвечать на запросы федеральной налоговой службы и других аудиторов, а также проходить проверки. Кроме того, он может представлять интересы клиентов не только в налоговых органах, но и в суде. Предпочтительно, чтобы фирма имела разветвленную партнерскую сеть или филиалы, знакомые с местными правилами налогообложения, так что это следует учитывать при выборе компании.

Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право использовать законные средства для уменьшения своих налоговых обязательств. Надежная услуга аутсорсинга бухгалтерского учета предоставит вам рекомендации по выбору наиболее подходящей системы налогообложения. Было бы выгодно, если бы вам не только дали консультацию, но и представили расчеты ваших налоговых обязательств по различным схемам.

Выбор подходящей налоговой системы для операций клиента — не единственный компонент оптимизации. Отличная бухгалтерская фирма должна быть образована во всех областях налогообложения. Это включает в себя не только понимание статей налогового кодекса Российской Федерации и федеральных законов, а также положений ПБУ, но и умение подкреплять свое мнение другими юридическими документами, знание предложений министерства финансов и требований федеральной налоговой службы, а также понимание судебных решений сделано в их регионе.

Надежный поставщик бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых стратегий, помочь вам в формулировании учетной политики, сформулировать правило для проверки благонадежности контрагентов. Даже если создание службы налогового планирования не входит в выбранный набор услуг, ее можно запросить отдельно, и это будет стоить каждого пенни.

Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Для ведения точного учета во всех сферах экономики поставщик бухгалтерских услуг должен обладать высококвалифицированным персоналом. Это могут быть либо специалисты широкого профиля, либо специалисты с опытом работы более двенадцати месяцев. Для таких профессионалов ваша цель — участвовать в тендерах и государственных закупках, требовать возврата НДС, экспортно-импортные сделки и т. д.

Компании, которые гордятся своими сотрудниками, тратят время на то, чтобы убедиться, что они обладают необходимой квалификацией, такой как дипломы, сертификаты и практическое знание применимого законодательства. Владельцу бизнеса может быть дорого платить за непрерывное образование, если он нанимает бухгалтера на полный рабочий день.

Делегируя свои бухгалтерские обязанности, вам не нужен будет повседневный надзор за бухгалтером (как это часто бывает необходимо при работе с штутным бухгалтером). Вы будете взаимодействовать с компанией, а не только с одним человеком. Если изначально вашей бухгалтерией занимался один специалист, вам не придется беспокоиться о том, что он возьмет отгул или будет недоступен по болезни, поскольку его заменит другой квалифицированный специалист.

Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Использование современных компьютерных технологий в бухгалтерском учете больше не является вопросом выбора, это необходимость, продиктованная действующим налоговым законодательством. Чтобы проиллюстрировать это, некоторые типы отчетов могут быть представлены исключительно в электронном виде, и эта тенденция будет продолжать развиваться в будущем.

Самое замечательное в компетентном стороннем подрядчике то, что его приложение может быть основано на облаке. Это обеспечивает бесперебойный доступ к вашим данным и документам в любое время, возможность связаться с экспертом, отслеживать расчеты с другими сторонами и другие финансовые операции и т. д. Вы также должны быть уверены, что, если вы решите расторгнуть свое соглашение с аутсорсинговой компанией, вам будет передана вся ваша информация в полном объеме и без каких-либо изменений, чтобы ее можно было использовать на другом оборудовании.

Резюмируем, когда дело доходит до выбора поставщика аутсорсинговых бухгалтерских услуг, есть несколько вещей, о которых вы должны помнить:

1. Компания существует уже больше одного дня и широко известна своим клиентам с высокой репутацией.
2. Аутсорсер готов предоставить вам пробный период бухгалтерских услуг либо бесплатно, либо за сниженную плату.
3. Вы можете заранее подробно ознакомиться с предлагаемым соглашением на бухгалтерские услуги.
4. Компания обязуется сохранять конфиденциальность данных, которыми вы делитесь с ними.
5. Подрядчик, если того требует ситуация, может провести ускоренный аудит вашего подразделения бухгалтерского учета бесплатно.
6. Вы знакомы с составом счета за предоставленные бухгалтерские услуги, с тарифами, которые могут быть скорректированы, и с набором услуг, которые могут быть добавлены или вычтены из них.
7. При необходимости корпорация может выступать в качестве вашего представителя в налоговом департаменте.
8. Поставщик услуг доступен для выполнения процессов налоговой оптимизации от вашего имени.
9. Вы позаботились о том, чтобы организация могла подтвердить обширное профессиональное образование своего персонала.
10. Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое удобное для вас время.